Como você já deve saber, a NFC-e é um padrão nacional de documento fiscal eletrônico que serve para registrar as transações comerciais realizadas entre uma empresa e o consumidor final. Após o envio da NFC-e para a SEFAZ, ela pode ser autorizada, rejeitada ou enviada em contingência.

Os prazos de obrigatoriedade da implementação da NFC-e já estão correndo, certo?  Neste artigo falaremos sobre o que você deve fazer para implementar a NFC-e em seu estabelecimento.

Requisitos para implementar a NFC-e:

Para implementar a NFC-e você precisa de um equipamento local com o software instalado (computador, tablet ou smartphone), o Certificado Digital para assinatura das NFC-e’s em contingência – quando for o caso – e também uma impressora para realizar a impressão do DANFE-NFC-e.

O modelo de Certificado Digital usado para implementar a NFC-e pode ser  o A1 ou o A3. Recomendamos que utilize o A1, pois ele é gerado e armazenado no computador pessoal ou até mesmo na nuvem, dispensando o uso de cartões inteligentes ou tokens. É possível utilizar o mesmo certificado digital da Matriz para as Filiais, desde que possua a mesma raiz do CNPJ, que são os 8 primeiros dígitos do CNPJ.

Apesar de ser um documento eletrônico que foi transmitido à SEFAZ, é necessário que o varejista mantenha o arquivo digital da NFC-e por no mínimo cinco anos sob sua guarda e responsabilidade, ainda que fora da empresa, devendo ser disponibilizado à Fiscalização quando solicitado.

Dois conceitos que você precisa entender antes de implementar a NFC-e: Rejeição x Contingência

Ao implementar a NFC-e na sua loja, você deve tomar alguns cuidados! Uma das principais diferenças da Venda com Cupom Fiscal  para a NFC-e é que, para finalizar as vendas, é necessário enviar o arquivo digital para  validação das informações pela SEFAZ.

Ao enviar a NFC-e para a SEFAZ, a nota fiscal pode receber duas respostas: Autorizada ou Rejeitada. Para as situações que não houver  retorno do arquivo enviado, deve-se estudar a possibilidade de emitir em  contingência. Caso seja autorizada, basta você finalizar a compra e entregar o comprovante para o cliente. Explicaremos, a seguir, o conceito de rejeição e contingência a seguir:

Rejeição   

Rejeição da NFC-e são erros no processo de transmissão da NFC-e que podem ser ocasionados pelo não cumprimento das regras de validação estabelecidas pela SEFAZ, publicadas através da Nota Técnica. São diversos os fatores que podem levar a rejeição, vão desde cadastros fiscais e comerciais incorretos a falhas nos sistemas operacionais e ERP.

As rejeições podem trazer transtornos para a operação da loja e atendimento ao cliente. Caso uma NFC-e seja rejeitada no PDV, não será possível finalizar a venda. Imagine seu operador de caixa diante de um cliente com o carrinho cheio e a NFC-e rejeitada?

Resumindo, a rejeição da NFC-e pode gerar o aumento de filas e, consequentemente, acarretar a perda de clientes e gerar retrabalhos para correção dos erros. Não é isso que você quer, não é mesmo?

Contingência

Emissão da NFC-e em Contingência ocorrerá quando existir algum problema técnico de comunicação, seja nos servidores da SEFAZ indisponíveis, ou problemas técnicos em sua empresa, como internet fora do ar. Essas situações fazem com que não seja possível autorizar os arquivos de forma online.

Nesse caso, para conseguir  realizar as vendas, a SEFAZ permite que as NFC-e’s sejam emitidas em modo Contingência, em que os arquivos serão emitidos de forma offline, ou seja, sem realizar a validação das regras pela SEFAZ. Após resolvido os problemas que impediam a autorização, as  vendas devem ser transmitidas para a SEFAZ até o final do primeiro dia útil subsequente ao da emissão da nota.

O não cumprimento deste prazo pode acarretar em multas e penalidades. Como a quantidade de vendas no varejo é grande, caso não exista um acompanhamento eficaz das notas emitidas em contingência e posteriormente enviadas para serem autorizadas na SEFAZ , este  processo pode se tornar crítico aumentando as chances de autuação por falta de oficializar as vendas junto à SEFAZ .

Caso seu estabelecimento não entre nos critérios de obrigatoriedade de adesão à NFC-e, é interessante analisar o Custo x Benefício em aderir a NFC-e de forma voluntária. A emissão de NFC-e exige que você mantenha em operação uma boa estrutura de hardware e internet, além de fazer necessário o treinamento de Pessoal. Lembre-se também que na NFC-e existe o processo de Rejeição, podendo acarretar o atraso das vendas.

Passo a passo para implementar a NFC-e

Após de todos os esclarecimentos acima, mostraremos o passo a passo necessário para adotar o sistema em sua loja.

Passo 1:

O primeiro passo para implementar a NFC-e na sua loja é verificar o cadastro do seu estabelecimento com o Estado. Para isso, você deve:

• Obter o Credenciamento (Código de Segurança do Contribuinte -CSC) junto à SEFAZ;
• Estar em dia com a Inscrição Estadual;
• Verificar o cronograma de obrigatoriedade com as novas datas e identificar em qual data sua loja se enquadra.

DICA: é recomendado se preparar para adoção da NFC-e. Mas atenção para não se precipitar, uma vez que sua empresa optar por emitir NFC-e, mesmo que não esteja na obrigatoriedade, não há como desistir. A partir desse momento, intervenções e novas autorizações de ECF não serão permitidas.

Passo 2:

O segundo passo para implementar a NFC-e na sua loja consiste em verificar os sistemas.

Certificado Digital

• A1 ou A3? Recomendamos  o certificado A1, uma vez que o mesmo certificado pode ser replicado nos PDVs (caixas).

Software emissor de NFC-e

Recomendações na hora de avaliar um software emissor de NFC-e:

• Backup automático das NFC-e’s;
• Operar em contingência off-line;
• Tratar as rejeições de NFc-e, como por exemplo, ser possível excluir do carrinho o item que esteja sendo rejeitado, para que a venda possa ser feita.
• Contar com auditorias e validações do cadastro de produtos e das obrigações acessórias para evitar autuações e multas.

• Passo 3:

  O terceiro passo para implementar a NFC-e na sua loja diz respeito à infraestrutura.

  • Internet – Importância da redundância (backup)

  Contar com uma internet estável é sinônimo de tranquilidade na emissão de NFC-e’s. Dessa maneira, sua loja minimizará as emissões em contingência, que podem trazer complicações para a operação no dia a dia.

  • Equipamento (PC/Tablet/Smartphone);

  • Impressora (opcional);

  Apesar de não ser obrigatório a emissão  do DANFE NFC-e, o novo cupom fiscal, caso o cliente solicite, o varejista deve imprimi-lo. Além disso, entregar o cupom impresso está na cultura de alguns setores, como supermercados.

  • Antivírus

  Uma vez que os caixas estarão comunicando continuamente por meio da internet, a exposição a riscos é majorada. Por isso, contar com um bom antivírus pode evitar dores de cabeça.

  Passo 4:

  O 4° passo para implementar a NFC-e na sua loja é cadastrar todos os dados fiscais necessários para a emissão da NFC-e.

  • O cadastro de produto é crítico para o bom funcionamento da NFC-e. Caso algum produto esteja com cadastro incorreto, a NFC-e poderá ser rejeitada, causando transtornos na sua loja;
  • Um simples NCM inexistente será motivo para a rejeição de toda a NFC-e. Agora imagine se isso ocorre diante de um cliente com um carrinho cheio de produtos.

  Passo 5:

  O 5° passo para implementar a NFC-e na sua loja consiste no treinamento dos operadores de caixa.

  • O processo de venda da NFC-e tem diferenças relevantes em relação ao processo da ECF (emissor de cupom fiscal). Enquanto alguns processos como a leitura x não existem mais, outros, como a contingência e a rejeição, passarão a fazer parte do dia a dia;
  • Saber lidar principalmente com as contingências e rejeições é fundamental para a operação dos caixas da loja. Por isso, certifique que sua equipe esteja treinada para lidar com cada situação, e até mesmo, para situações inesperadas;
  • Por exemplo, na situação do cliente com o carrinho cheio e a NFC-e rejeitada, qual é o procedimento a ser adotado pelo operador de caixa? Como ele deve lidar com o cliente?

  Passo 6:

  O 6° passo para implementar a NFC-e na sua loja também consiste em treinamento, mas dessa vez é o treinamento da equipe do escritório da loja. Se a operação do PDV muda um pouco, a operação do escritório muda muito. A NFC-e exige uma série de novos procedimentos que a maioria dos varejistas não estão acostumados. A equipe do  escritório deverá se adaptar ao novo documento fiscal. São necessários controles e auditorias constantes para evitar multas e penalidades por parte do fisco:

• Gestão de notas fiscais em contingência;
• Gestão do cadastro de produtos para evitar rejeições;
• Gestão das NFC-e’s canceladas e inutilizadas;
• Dica: atenção à sequência numérica das notas.